Política de tratamiento de datos personales

Responsable: Agencia de viajes Holidays in Colombia by MICROIDEAS SAS · NIT 900872208-0 · RNT 74577 · Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia · gerencia.microideas@gmail.com · +57 312 450 6024

Vigente desde: 16 de octubre de 2026 · Versión: 2026-10-16.1

1. Quién es el responsable de tus datos

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Agencia de viajes Holidays in Colombia by MICROIDEAS SAS (en adelante, «Holidays in Colombia» o «nosotros»), agencia de viajes con NIT 900872208-0 e inscrita en el Registro Nacional de Turismo con el número 74577.

• Domicilio: Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.
• Correo para asuntos de datos personales: gerencia.microideas@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 312 450 6024

2. Para qué sirve esta política y a quién se aplica

Esta política explica qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Se aplica a los datos que tratamos de clientes, viajeros y sus acompañantes, personas que nos piden una cotización, visitantes del sitio web, suscriptores, proveedores y aliados, por cualquier canal: sitio web, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, teléfono o en persona.

La adoptamos en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación, en especial el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Cuando te resulte aplicable, también tenemos en cuenta el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (Reglamento (UE) 2016/679, «RGPD»), como se explica en la sección 15.

3. Definiciones

• Titular: la persona a la que se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que te identifica o puede identificarte, como tu nombre, correo o número de pasaporte.
• Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, origen étnico u orientación sexual.
• Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recogerlos, guardarlos, usarlos, compartirlos o suprimirlos.
• Encargado: quien trata datos por cuenta nuestra, siguiendo nuestras instrucciones.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios que aplicamos

Tratamos tus datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En la práctica: pedimos solo lo necesario, te decimos para qué, no usamos los datos para fines distintos sin tu autorización y los protegemos.

5. Qué datos recogemos y cómo

5.1 Formulario de cotización del sitio web

Cuando pides una cotización en nuestro sitio te pedimos: destino de interés, fecha de llegada, número de viajeros, nombre, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, los tours o productos que te interesan y, si quieres, un mensaje libre.

Al enviar el formulario ocurre lo siguiente:

1. Tus datos se guardan en nuestra base de solicitudes, una hoja de cálculo en un servicio en la nube a la que solo accede nuestro equipo.
2. Se abre una conversación de WhatsApp con nosotros, con tu información de viaje ya escrita, para que nos la envíes y podamos atenderte más rápido.

Para enviar el formulario debes marcar la casilla de autorización del tratamiento de datos. Recibir ofertas y novedades es opcional y se autoriza en una casilla distinta.

5.2 WhatsApp, correo, redes sociales y teléfono

Si nos escribes por estos canales, tratamos tu nombre, número o usuario, y la información que nos compartas sobre tu viaje. WhatsApp e Instagram pertenecen a Meta Platforms, y el correo electrónico se gestiona con Google (Gmail); esas empresas tratan los mensajes según sus propias condiciones.

5.3 Reservas y prestación de los servicios

Cuando reservas un tour, un viaje o un bote, podemos pedirte, a ti y a tus acompañantes: nombre completo, tipo y número de documento de identidad o pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, datos de contacto, información de vuelos y de alojamiento, contacto de emergencia y preferencias del servicio.

5.4 Datos sensibles

Para algunos servicios puede ser útil conocer restricciones alimentarias, condiciones de salud, alergias o necesidades de movilidad, con el fin de cuidar tu seguridad y adaptar la experiencia. Darnos estos datos es opcional: no estás obligado a responder y ningún servicio se condiciona a que lo hagas, salvo que la información sea imprescindible para tu seguridad en una actividad concreta, en cuyo caso te lo explicaremos. Solo los tratamos con tu autorización explícita y los compartimos únicamente con el proveedor que presta esa actividad.

5.5 Pagos y facturación

Los pagos se hacen mediante enlaces de pago de Bold. Los datos de tu tarjeta o cuenta los trata directamente Bold; nosotros no los recibimos ni los guardamos. Para emitir la factura electrónica tratamos los datos de facturación que nos indiques (nombre o razón social, documento, dirección y correo), que se registran en el programa de facturación Siigo y se reportan a la DIAN, como exige la ley.

5.6 Navegación en el sitio web

El uso de cookies y tecnologías similares se explica en nuestra Política de cookies.

6. Para qué usamos tus datos

Con tu autorización, usamos tus datos para:

1. Responder tus consultas y preparar y enviarte cotizaciones.
2. Gestionar tus reservas, coordinar los servicios con los proveedores y atenderte antes, durante y después del viaje.
3. Contactarte en caso de cambios, incidencias o emergencias relacionadas con tu viaje.
4. Gestionar pagos, facturación, contabilidad y obligaciones tributarias.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de garantía.
6. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
7. Medir la calidad del servicio, por ejemplo con encuestas de satisfacción.
8. Solo si lo autorizas por separado: enviarte ofertas, novedades y contenido de viajes por correo electrónico o WhatsApp. Puedes darte de baja en cualquier momento.

No vendemos tus datos ni los usamos para fines distintos de los indicados sin pedirte una nueva autorización.

7. Niñas, niños y adolescentes

Solo tratamos datos de menores de 18 años cuando son necesarios para prestar un servicio turístico en el que participan, con la autorización de su padre, madre o representante legal, y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. El representante es quien nos entrega los datos y ejerce los derechos en su nombre.

Holidays in Colombia rechaza la explotación y el abuso sexual de niñas, niños y adolescentes en el turismo y cumple las obligaciones de la Ley 679 de 2001 y la Ley 1336 de 2009. Denunciaremos ante las autoridades cualquier caso del que tengamos conocimiento.

8. Cómo obtenemos tu autorización

Pedimos tu autorización antes de tratar tus datos, por medios que permitan conservar prueba de ella: la casilla del formulario web, un mensaje escrito por WhatsApp o correo, un documento firmado o una conducta inequívoca que demuestre que la diste, como enviarnos voluntariamente tus datos después de recibir el aviso de privacidad.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando una autoridad la solicita en ejercicio de sus funciones, en casos de urgencia médica o sanitaria, o cuando se trata de datos de naturaleza pública.

9. Cómo cuidamos tus datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido a las personas de nuestro equipo que los necesitan, cuentas protegidas con contraseña y verificación en dos pasos cuando el servicio lo permite, y compromisos de confidencialidad con quienes los tratan por cuenta nuestra.

10. Con quién compartimos tus datos

Solo compartimos los datos necesarios para la finalidad correspondiente con:

Destinatario	Para qué
Proveedores turísticos: hoteles, operadores locales, guías, transportadores, embarcaciones y aerolíneas	Prestar los servicios que reservaste
Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Facebook)	Comunicarnos contigo por esos canales
Google (correo electrónico y almacenamiento en la nube)	Gestionar correos y la base de solicitudes
Bold	Procesar los pagos que haces mediante sus enlaces
Siigo y nuestro contador	Facturación electrónica y contabilidad
Autoridades competentes	Cuando la ley o una orden lo exija

Quienes tratan datos por cuenta nuestra lo hacen como encargados, siguiendo nuestras instrucciones y esta política.

11. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de los destinatarios anteriores, como Meta o Google, pueden almacenar o tratar datos en servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. Además, si tu viaje incluye servicios prestados por empresas de otros países, sus datos se comunicarán a esas empresas para cumplir lo contratado.

Estas transferencias y transmisiones se hacen conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: con tu autorización expresa, cuando son necesarias para ejecutar el contrato contigo, o con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección o que se obligan contractualmente a proteger tus datos.

12. Tus derechos

Como titular tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
3. Ser informado del uso que hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber presentado tu consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocación o supresión no procede cuando debamos conservar los datos por una obligación legal o contractual.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro.

13. Cómo ejercer tus derechos

El área encargada de atender tus consultas y reclamos es la Gerencia de Holidays in Colombia. Escríbenos a gerencia.microideas@gmail.com indicando tu nombre, documento de identidad, la descripción de tu solicitud, la dirección o correo donde quieres recibir la respuesta y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredita.

• Consultas (conocer qué datos tenemos o cómo los usamos): respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te explicaremos el motivo y responderemos en un máximo de 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te explicaremos el motivo y responderemos en un máximo de 8 días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los 5 días siguientes que lo completes; si pasan 2 meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe.

Estos plazos son los de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Para darte de baja de las comunicaciones comerciales basta con pedirlo por el mismo canal en que las recibes.

14. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos solo mientras sean necesarios para la finalidad para la que los recogimos y para cumplir obligaciones legales:

Datos	Plazo
Solicitudes de cotización que no se convierten en reserva	24 meses desde la última comunicación
Datos de clientes y reservas	Mientras dure la relación comercial y hasta 10 años después, por obligaciones contables, tributarias y comerciales
Facturas y documentos contables	10 años, según la ley comercial
Datos para comunicaciones comerciales	Hasta que retires tu autorización
Datos sensibles de un viaje	Hasta que termine el servicio, salvo que haya una reclamación en curso

Cumplido el plazo, los suprimimos o los anonimizamos de forma que ya no te identifiquen.

15. Si te aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo y te ofrecemos nuestros servicios, el RGPD puede aplicarse al tratamiento de tus datos. En ese caso:

• Bases jurídicas: tratamos tus datos para ejecutar el contrato o aplicar medidas precontractuales que nos pides, como una cotización (artículo 6.1.b); para cumplir obligaciones legales (artículo 6.1.c); con tu consentimiento para comunicaciones comerciales y datos de salud (artículos 6.1.a y 9.2.a); y por nuestro interés legítimo en mejorar el servicio y protegerlo frente a fraudes (artículo 6.1.f).
• Derechos adicionales: además de los de la sección 12, puedes pedir la limitación del tratamiento, oponerte a él y solicitar la portabilidad de tus datos. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
• Transferencias: tus datos se tratan en Colombia, país que no cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, y por los proveedores indicados en la sección 10. Cuando es necesario, nos apoyamos en la necesidad de ejecutar el contrato que solicitaste (artículo 49.1.b) o en las garantías que ofrece cada proveedor.
• Reclamaciones: puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país de residencia.

16. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares en nuestro sitio web se explica en la Política de cookies, que forma parte de esta política.

17. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, en especial sobre el responsable, las finalidades o los destinatarios, te lo comunicaremos antes de aplicarlos por el sitio web o por los canales de contacto que tengamos contigo y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización.